> Charte des groupes
La présente charte a pour objectif de définir les modalités de fonctionnement des groupes géographiques (régionaux et internationaux) vis à vis de leurs membres, des associations mères et d'Intermines. Elle actualise celle de 2012. Elle tient compte des évolutions du site web d’Intermines et de la Revue des Mines, de considérations environnementales et du Règlement Général de la Protection des Données. Elle constitue aussi un repère d’objectifs partagés.
I. Les groupes géographiques : place et rôle
Les groupes géographiques (GG) constituent un des socles de la vie des trois associations des anciens élèves des Ecoles des Mines de Paris, Saint Etienne et Nancy. Avec le concours d'Intermines, ils ont pour but de favoriser les relations de proximité et d’enrichir le dispositif associatif et ses missions. Leurs valeurs sont celles des associations : camaraderie, solidarité, excellence, respect des femmes et des hommes et ils sont politiquement et confessionnellement neutres. La réussite et le dynamisme de leurs actions mobilisatrices dépendent de l'implication personnelle de chacun dans un cadre collectif. La communication extérieure des GG se définit en cohérence avec celle d’Intermines (IM).
Un GG est relié à un territoire dans lequel il organise seul ou en partenariat avec d’autres associations d’alumni ou IESF des activités d’intérêt commun. Ce territoire correspond à tout ou partie d’une région, d’un pays ou d’un continent. Toute zone géographique n’est incluse que dans un seul GG.
II. Les membres des groupes géographiques
Les membres d’un GG reçoivent les informations, annonces d’événements et invitations à l’assemblée générale annuelle du GG. Tout membre d’une des trois associations peut participer aux activités d’un GG qu’il soit membre ou pas dudit GG et personnellement ancré ou pas dans son territoire.
Les membres des trois associations peuvent s’inscrire à (ou se désinscrire de) un ou plusieurs GG au moyen du site internet d’IM soit dans son profil personnel soit sur les pages du groupe. Sans action de sa part, un membre est par défaut inscrit dans le GG de son domicile principal.
III. Les activités des groupes géographiques
L’objectif pour un groupe est d’organiser lui-même un minimum de trois événements par an qui peuvent se dérouler dans différents lieux de son territoire. Le comité directeur d’IM a validé les activités suivantes :
- Activité en commun avec une entité d’IM (Club, Carrières, …) ou une association d’alumni,
- Apéritif réseaux (réunions de proximité),
- Appui aux écoles et élèves dans leurs activités dans le territoire,
- Assemblée générale annuelle des membres,
- Conférence ou repas à thème sur un sujet culturel, économique, scientifique ou sociétal,
- Fête de la Sainte Barbe,
- Formations, activités carrières,
- Promotion d’IM auprès des élèves des écoles des Mines,
- Visite de sites industriels, scientifiques, géographiques ou autres.
Les activités à caractère commercial nécessitent un accord préalable du comité directeur d'IM.
Impact environnemental
Les GG prennent en compte les impacts de leurs activités. La sobriété énergétique est privilégiée via par exemple le covoiturage pour les déplacements ou la limitation du partage de vidéo pour les visioconférences. Les GG respectent la Nétiquette.
Relation avec d’autres associations territoriales
L’adhésion d’un GG à la ou les IESF locales existant sur son territoire est fortement recommandée. Elle lui offre la possibilité d‘actions plus générales avec des responsables territoriaux (formations, carrières).
Chaque GG contribue, s’il le souhaite, aux activités d’autres associations d’alumni. Lors d’événement organisé en commun, chaque association diffuse à ses membres et pour l’inscription, si le GG est l’organisateur principal, il lui est recommandé de choisir le site d’IM pour les inscriptions de tous les participants.
IV. La structure administrative des groupes géographiques
Les GG sont constitués soit en délégation d’IM soit en association déclarée avec un statut régi par la loi du 1er juillet 1901 ou un statut équivalent en vigueur dans son territoire. Dans le cas d’une association, le nom d’IM figure dans le nom de l’association et les statuts mentionnent le lien aux trois associations.
Bureau de responsables d’un GG – rôles et engagements
Chaque GG se dote d’un bureau qui comprend au moins cinq responsables (limite restreinte à trois pour les deux premières années de création du GG) cotisants et domiciliés dans le territoire qui partagent les fonctions de responsabilité (président/vice-président, secrétaire, trésorier, webmestre, …) et d’organisation d’activités. Chaque responsable ne peut être membre que d’un seul bureau de GG.
Le bureau s’engage à entrer sur le site d’IM ses actualités et son agenda d’activités permettant ainsi à tout alumni des trois Ecoles d’accéder à ces informations. Le bureau s’adresse aux membres du GG par le site web d’IM, en particulier pour l’annonce des événements qu’il organise. Ceci assure la conformité au Règlement Général de Protection des Données (RGPD). Le bureau est aussi encouragé à élargir sa diffusion via d’autres médias, en particulier les réseaux sociaux disponibles directement sur le site d’IM.
Le bureau connait les fonctionnalités du site d’IM et de l'application mobile et promeut leur usage auprès de leurs membres (annuaire ; cartes géographiques ; informations sur IM ; carrière ; revue ; clubs ; Newsletter) – à noter que l’accès est plus limité pour les non-cotisants.
Le bureau organise annuellement une assemblée générale (AG) de ses membres pour présenter le bilan de l’année écoulée et poser les bases de l’activité à venir. Le compte rendu de cette AG est mis sur le site IM avec les informations comptables (trésorerie, bilan financier, budget de la nouvelle année et le cas échéant une demande de subvention). Dans le cas d’un GG en délégation, les informations comptables sont fournies par l’équipe d’IM .
V. Accompagnement des groupes géographiques par Intermines
L'équipe d'IM est à l'écoute des besoins, des suggestions et des requêtes des responsables de GG et favorise de multiples interactions.
Représentants au comité directeur et au comité de rédaction de la Revue des Mines
Les GG sont représentés au comité directeur d'IM par deux membres, ayant une pratique avérée du bureau d’un GG. Ces représentants sont désignés par les présidents des GG en accord avec le comité directeur, ils assurent la communication entre les GG et le comité directeur dont les comptes rendus sont accessibles aux cotisants .
Les GG ont aussi un représentant au comité de rédaction de la Revue des Mines à qui ils s’adressent pour soumettre des articles apportant « du fond » ou « donnant « un angle » particulier sur une activité récente de leur GG .
Site Web et diffusion aux membres du GG
Le site Web d'IM fait partie des outils mis à disposition des GG. Pour chaque GG, le site identifie son territoire et les membres associés et met à disposition un espace configurable. IM met à disposition des GG, via le site, les fonctions de diffusion à leurs membres dans le respect du RGPD.
Rencontres annuelles
IM organise annuellement une rencontre des représentants des trois associations avec des représentants des GG, des clubs thématiques, de carrières et de la revue en vue de présenter les évolutions et les activités de chaque entité et de favoriser les synergies.
IM soutient l’organisation d’une rencontre annuelle des GG mise en œuvre par un GG dans son territoire en vue d’enrichir le dispositif associatif par des échanges in vivo sur les spécificités rencontrées en territoire.
IM favorise la participation de représentants de GG invités à un forum organisé dans une école (Paris, St Etienne ou Nancy) pour renforcer les liens avec les élèves.
Assurance
Pour les groupes régionaux, l’assurance de la responsabilité civile de leurs membres et la protection juridique de ceux constitués en association est assurée sous le couvert de la police contractée par IM. Pour l’international, les groupes sont invités à contacter IM, une extension étant en cours d’élaboration.
VI. Création et fermeture d’un groupe géographique
Le projet de création d'un GG peut être initié par des mineurs domiciliés dans le territoire ou par l’équipe d’IM. La création du GG est finalisée par la DG d’IM sous réserve de signature de la charte par le président (ou la présidente) du GG.
La fermeture d’un GG peut être décidée par la DG d’IM, notamment en l’absence d’activités sur plus d’un an ou par suite de la démission du bureau du GG. En cas de doute, la fermeture intervient après consultation des représentants des GG et éventuellement du comité directeur d’IM.
VII. Aspects financiers
Un GG prévoit pour chaque activité un budget contraint par le double objectif d’autofinancement et de coût attractif pour ses membres. Ce coût doit être inférieur pour les cotisants à celui sollicité pour les non cotisants. Lorsqu’un GG coorganise une activité avec une autre association, il prévoit à l’avance les règles de partage des recettes et des dépenses.
Les GG peuvent utiliser des moyens complémentaires de financement, par exemple des produits de manifestation, des subventions ou des cotisations.
Les GG qui projettent sur l’année à venir une activité importante qu'ils ne peuvent financer par eux-mêmes peuvent solliciter une subvention spécifique au comité directeur d’IM.
Pour les réunions organisées par IM auxquelles sont invités des représentants de GG, IM prend en charge dans certaines conditions tout ou partie des frais de déplacement et de nuitée avancés par les alumni (le texte de référence est « Principes de remboursement des notes de frais IM »).
De plus, le comité directeur d'IM prévoit dans son budget annuel un montant total de subvention aux GG. Les conditions d’éligibilité pour qu’un GG reçoive une subvention sont :
- Le GG a présenté explicitement une demande associée à son compte rendu d’activité,
- Il est doté d’un bureau d’au moins cinq responsables cotisants domiciliés dans le territoire (trois s’il s’agit des deux premières années de création d’un GG),
- Il a organisé au moins trois activités dans son territoire pendant l’année précédente,
- Le montant de sa trésorerie en fin du dernier exercice est au plus égal à trois fois le budget annuel moyen des trois précédentes années ou il a engagé un programme d’actions d’amélioration de l’image de l’association validé par IM.
Le montant de la subvention à un GG éligible comprend une part calculée au prorata du nombre de mineurs cotisants domiciliés dans le territoire du GG et, le cas échéant, le montant de sa cotisation à une ou plusieurs IESF locales (reçu joint au compte rendu d’AG) et enfin une part liée à des actions prioritaires décidées annuellement par le comité directeur.